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Politique de protection
des données à caractère personnel

Article 1 – Définitions

Sont considérées comme des données à caractère personnel (les « données à caractère personnel » ou aussi « données personnelles »), toute information se rapportant à une personne physique susceptible d’être identifiée directement ou indirectement. À ce titre, il peut s’agir de ses noms et prénoms, de son âge, de son adresse postale ou email, de ses pseudonymes, de sa localisation ou encore de son adresse IP (liste non-exhaustive).

Dans le but d’assurer la protection des données personnelles qu’elle est amenée à traiter dans le cadre de ses activités,  l’association Les Murmures Littéraires (l’« association » ou « nous ») répond à la réglementation en vigueur, notamment à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dite loi « Informatique et Libertés » (la « loi Informatique et Libertés ») et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données ou RGPD (le « RGPD »). Elle s’efforce ainsi de suivre les recommandations formulées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés ou CNIL (la « CNIL »).

Article 2 – Objet

La présente Politique de protection des données à caractère personnel a pour but d’informer  :  

  • Sur le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ; 
  • Sur la manière dont sont traitées leurs données personnelles ;
  • Sur les finalités et le fondement juridique des traitements ;
  • Sur les destinataires de ces données personnelles ;  
  • Sur les droits dont ils disposent concernant ces données.

Cette politique complète les Mentions légales et les Conditions Générales d’Utilisation du Site consultables à l’adresse suivante :  Mentions légales et CGU.

Elle est complétée par les notices et les mentions jointes aux différents formulaires où nous collectons les données personnelles, ainsi que par la politique des cookies consultables à l’adresse suivante :  .

Article 3 – Identité du responsable du traitement des données personnelles

L’ensemble des traitements des données concernés par la présente Politique de protection des données à caractère personnel sont réalisés pour le compte et sous la responsabilité de l’association Les Murmures Littéraires, association déclarée à but non lucratif régie par la loi du 1er juillet 1901, immatriculée au RNA sous le numéro W751258692 et dont le siège social se situe au 45 rue des Vignes à Paris (75016). Elle détermine à ce titre les finalités du traitement et les moyens mis en place pour la collecte, l’enregistrement, la conservation et les modifications des données personnelles.

Article 4 – Catégories de données personnelles traitées 

Les données que nous traitons appartiennent aux catégories suivantes : 

  • des données relatives à l’identité numérique ou civile (pseudonyme, nom, prénom)
  • des données relatives aux moyens de contact (adresse e-mail, adresse postale, etc.)
  • des données relatives à la vie personnelle (année de naissance, pays ou région de résidence, études ou profession, activités d’écriture, préférences de lectures, etc.)
  • des données de nature économique ou financière (identité bancaire, frais avancés, dons versés, etc.)
  • des données techniques et de navigation (version du navigateur, système d’exploitation, modèle de terminal, adresse IP, etc.)
  • des données d’usage (ouverture des mails, des liens, etc.)
  • des données relatives à la vie associative ou aux activités organisées par les Murmures Littéraires (ancienneté dans l’association, responsabilités des bénévoles, participation à une activité, résultats obtenus pendant le concours, etc.)

Nous ne traitons aucune donnée sensible.

Article 5 – Origine des données personnelles

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amenés à collecter des données personnelles à partir de différentes sources.

  • Elles peuvent nous être communiquées par l’intéressé lui-même lors d’échanges avec nous (e-mails, messagerie instantanée, appels en audio ou visioconférence, rencontre en personne, courriers, formulaires papier ou en ligne et autres communications) ;
  • Elles peuvent être collectées par le biais de cookies utilisés sur notre site Internet (Politique des cookies)  ; 
  • Elles peuvent également être recueillies par nous-mêmes sur des sites internet, des publications sur les réseaux sociaux ou d’autres moyens d’informations accessibles au public.

Article 6 – Licéité des traitements

Nous ne collectons et utilisons des données personnelles que lorsqu’une des situations suivantes nous y autorise :

  • Nous avons besoin de traiter ces données personnelles pour la conclusion ou l’établissement d’un contrat (article 6.1 b) du RGPD), notamment les engagements contractuels relatifs aux membres actifs ou honoraires de l’association, à nos partenaires ou leurs représentants et aux  inscrits, participants et lauréats de notre concours annuel ou nos autres activités ;
  • Nous avons un intérêt légitime à traiter ces données personnelles (article 6.1 f) du RGPD), tel que notre intérêt légitime à identifier les membres composant l’association, à organiser les activités de l’association en vue de la poursuite de notre objet statutaire),  l’amélioration et la compréhension ;
  • Nous avons reçu le consentement des personnes concernées pour le traitement de leurs données personnelles (article 6.1 a) du RGPD) ;
  • Nous sommes dans l’obligation de traiter ces données pour satisfaire à une obligation légale (article 6.1 c) du RGPD).

Article 7 – Finalités des traitements

Nous utilisons les données personnelles collectées de la façon décrite dans la présente Politique de protection des données à caractère personnel et de la façon spécifiée dans tout accord qui inclut la présente  la présente Politique de protection des données à caractère personnel exclusivement pour les finalités suivantes :

7. 1 – Finalités découlant d’obligations contractuelles :

Pour l’exécution des obligations contractuelles relatives aux inscrits, participants et lauréats de notre concours annuel ou nos autres activités, au travers de la gestion des participations reçues, du bon déroulement des différentes étapes organisées ainsi que de l’attribution des récompenses prévues et additionnelles. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Pseudonyme, Adresse mail, Année de naissance, Titre du texte proposé, genre littéraire, particularités, Parcours du texte dans le processus de sélection, Informations complémentaires librement communiquées. Pour les lauréats, les informations supplémentaires suivantes sont demandées afin d’être transmises à l’éditeur dans le cas du concours, ou de servir à l’élaboration d’un contrat d’édition dans le cas d’un appel à textes : Adresse mail, adresse postale, téléphone.

Pour l’exécution de nos obligations contractuelles dans le cadre du contrat d’association avec nos membres actifs ou honoraires, notamment la tenue du registre des membres de l’association. Nous traitons à cette fin les données personnelles suivantes : Nom, prénom, Pseudonyme, Adresse mail. Nous traitons en plus, pour les membres actifs : Signature, Nom d’utilisateur Discord, Année de naissance.

Pour la gestion de droits relatifs à la propriété intellectuelle cédés par contrat dans le cadre d’une cession gracieuse et non-exclusive de droits d’auteur. Cela concerne des artistes ou auteurs, membres de l’association ou non, ayant accepté de faire cette cession. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Nom et prénom, Pseudonyme, Adresse mail, adresse postale, téléphone, Informations complémentaires librement communiquées.

Pour la gestion d’une prestation demandée à un artiste ou un entrepreneur individuel. Nous traitons à cette fin les données personnelles suivantes : Nom et prénom, signature, Pseudonyme, Adresse mail, adresse de facturation, Relevé d’identité bancaire (RIB), Informations librement communiquées.

7.2 – Finalités découlant d’obligations légales 

Pour la déclaration des dirigeants de l’association. Les données personnelles concernées sont : Nom, Prénom, Signature, Pseudonyme, Adresse postale, Profession, Rôle au sein du bureau.

Pour le remboursement de frais engagés sur des dépenses autorisées. Cela concerne les membres actifs de l’association ayant avancé des frais. Nous traitons à cette fin les données personnelles suivantes : Nom, prénom, Pseudonyme, Relevé d’identité bancaire (RIB), Adresse de facturation.

Pour la réception des dons manuels faits à l’association. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Nom, prénom, Pseudonyme, Adresse mail, Adresse de facturation.

Pour la gestion des droits à l’image. Cela concerne les membres actifs, les représentants des partenaires éditeurs, les partenaires littéraires, les lauréats du concours, et tous les autres participants à un événement. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Nom et prénom, majorité ou minorité, signature, Pseudonyme, Adresse mail, nom d’utilisateur Discord, identifiant sur un réseau social, Lieu de signature.

Pour la gestion des droits relatifs aux données personnelles. Cela concerne toute personne à l’origine d’une requête fondée sur le RGPD. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Nom et prénom, Pseudonyme, Adresse mail, Informations complémentaires librement communiquées.

7.3 – Finalités découlant d’un intérêt légitime 

Pour des finalités entrant dans le cadre de la poursuite d’un intérêt légitime tel que l’identification des membres composant notre association, la tenue de sa comptabilité, l’organisation de ses activités en vue de la poursuite de son objet statutaire ou la connaissance des publics intéressés par ces dernières : 

Pour le suivi des membres actifs de l’association. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Pseudonyme, Adresse mail, nom d’utilisateur Discord, Année de naissance, domaine d’études, activité professionnelle, loisirs dont lectures, Equipes bénévoles rejointes dans l’association, activités menées.

Pour la nomination des bénévoles responsables au sein de l’association. Cela concerne les candidats aux postes de coordinateurs de pôles ou de responsables d’équipes. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Pseudonyme, Adresse mail, nom d’utilisateur Discord, Equipes bénévoles rejointes dans l’association, activités menées, contributions, propositions faites, Informations complémentaires librement communiquées. 

Pour la coordination des activités diverses de l’association menées par les divers pôles et équipes de bénévoles. Cela concerne les bénévoles candidats à une autre équipe que celle des juges. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Pseudonyme, Adresse mail, nom d’utilisateur Discord, Equipes bénévoles souhaitées dans l’association, contributions, propositions faites, Informations complémentaires librement communiquées.

Pour la coordination de l’équipe des Juges qui composent le jury de notre concours. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Pseudonyme, Adresse mail, nom d’utilisateur Discord, Informations relatives aux lectures comme jury du concours, Informations complémentaires librement communiquées.

Pour l’optimisation de l’organisation du concours. Cela concerne les inscrits répondant aux questions non essentielles d’un formulaire d’inscription à une de nos activités. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Historique et détails de la relation avec Les Murmures Littéraires, Lieu de résidence, parcours littéraire et éditorial, usages du numérique.

Pour le traitement des commentaires ou des questions qui nous sont adressées par commentaire sur nos réseaux sociaux, par mail, par message sur notre serveur Discord ou par tout autre moyen (comprendre et répondre à la requête, et la transférer à d’autres acteurs internes). Nous sommes susceptibles de traiter à cette fin les données personnelles  suivantes : Nom, prénom ou Pseudonyme, Adresse mail ou identifiant sur le réseau social, Informations librement communiquées.

7.4 – Finalités poursuivies sur la base du consentement des personnes concernées

Pour l’organisation de nos animations internes (Mise en place et suivi des activités proposées, notamment les parrainages). Cela concerne les membres actifs bénévoles de l’association participants à des animations internes. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Pseudonyme, Année de naissance, domaine d’études, loisirs dont lectures, Equipes bénévoles rejointes dans l’association et activités menées.

Pour la diffusion des activités de l’association (Présentations, Remerciements). Cela concerne toutes les personnes présentées ou citées dans des remerciements, dont les membres actifs, les membres bienfaiteurs et les donateurs. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Nom et prénom, Pseudonyme, Equipes bénévoles rejointes dans l’association, activités menées.

Pour l’envoi de courrier ou de colis. Cela concerne les destinataires de courrier, envois postaux ou livraisons. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Nom, prénom, Pseudonyme, Adresse postale.

Pour la gestion de notre newsletter. Cela concerne les abonnés à cette dernière. Nous traitons à cette fin les données suivantes : Pseudonyme, adresse mail, ouverture et liens cliqués.

7.5 – Statistiques

Pour améliorer l’expérience des personnes qui contribuent ou participent à nos activités et pour optimiser leur organisation, nous pouvons élaborer des statistiques anonymisées basées sur leurs données personnelles. 

7.6 – Cookies

Des cookies présents sur notre site ont pour finalité de permettre le bon fonctionnement du site et d’en mesurer l’audience. Ils concernent les visiteurs du présent site internet de l’association mais ne collectent pas de données à caractère personnel. Leur gestion est détaillée dans notre Politique de cookies (UE).

Article 8 – Durées de conservation

Les données sont conservées en base active (c’est-à-dire accessible à des membres bénévoles de l’association remplissant un rôle de responsable ou appartenant à des équipes avec les autorisations nécessaires) pendant leur durée d’utilité courante, c’est-à-dire le temps nécessaire aux finalités décrites au moment de leur collecte. Pour déterminer ces durées de conservation, l’association Les Murmures Littéraires se réfère généralement aux recommandations de la CNIL lorsque des recommandations ont été fournies par cette dernière, le cas échéant en mettant à jour ces recommandations au regard de l’entrée en vigueur de nouveaux textes légaux ou réglementaires non pris en compte par les recommandations de la CNIL.

À l’expiration de ces durées, les données sont conservées sous forme d’archives (c’est-à-dire accessibles uniquement par un nombre très limité de membres et uniquement en cas de réclamations, de contentieux, de demandes d’accès ou à des fins de preuves de la bonne exécution par l’association de ses obligations contractuelles ou légales) pendant leur durée d’utilité administrative, c’est-à-dire le temps de la prescription légale applicable ou la durée nécessaire au respect d’une obligation légale (par exemple les exigences légales relatives à la conservation des pièces comptables). Ces durées varient selon les finalités et les données concernées. En cas de différence de durée entre la prescription civile et la prescription pénale pour la même catégorie de données, la durée la plus longue est appliquée.

Article 9 – Caractère obligatoire des traitements effectués

Pour la gestion d’une adhésion à l’association en tant que membre actif, la collecte des données suivantes est obligatoire : nom, prénom, pronom, e-mail, nom d’utilisateur Discord, année de naissance. En cas de non-communication de ces informations obligatoires, nous ne serons pas en mesure de prendre en compte la demande d’adhésion. Ces exigences de fourniture de données ont un caractère contractuel relatif au contrat d’association (nos statuts).

Afin d’exercer des droits, tels que rappelés à l’article 12 de la présente Politique de protection des données à caractère personnel, la communication d’informations ou de documents justifiant de l’identité ou d’informations complémentaires sur la nature des demandes pourra être requise. La non-communication peut nous empêcher de répondre aux demandes. Cette exigence de fourniture de données a un caractère réglementaire.

La collecte d’autres données peut être obligatoire. Toutes les données dont la collecte est obligatoire, la nature contractuelle ou réglementaire de cette obligation de fourniture, ainsi que les conséquences de l’absence de fourniture des données concernées sont alors portées à la connaissance des personnes concernées directement lors de la collecte.

Toutes les données demandées dans nos formulaires dont le traitement est facultatif comportent la possibilité de ne pas répondre (soit en passant la question, soit en remplissant le champ avec la mention du refus de répondre, soit en cochant la case correspondante).

Article 10 – Destinataires extérieurs à l’association

De manière générale, les données personnelles collectées sont susceptibles d’être traitées par le Conseil d’administration et communiquées aux responsables ou équipes internes désignées au sein de l’association Les Murmures Littéraires, dans la limite des tâches qui leur sont confiées.

Ces données ne pourront être communiquées à l’extérieur de l’association que dans les cas suivants : 

  • à nos sous-traitants et à leurs propres sous-traitants, tenus à une obligation de confidentialité et de sécurité, ainsi qu’ à d’autres obligations énumérées dans le RGPD. Les serveurs pouvant être situés en dehors de l’Union européenne, les données sont alors amenées à être transférées en dehors de l’Union Européenne, notamment vers les Etats-Unis. Dans ce cas, nous veillons à ce que ces transferts soient effectués vers des pays ou des entités où le niveau de protection des données personnelles a été reconnu comme adéquat par la Commission Européenne ou à conclure les clauses contractuelles types de la Commission européenne avec les prestataires effectuant lesdits transferts ;
  • à nos maisons d’édition partenaires et à nos partenaires littéraires, notamment dans le cadre de l’aide à la publication et la promotion des lauréats du concours ;
  • aux autorités judiciaires, administratives, financières ou agences d’Etat, organismes publics et autorités de régulation auprès desquelles nous pouvons, notamment dans le cadre d’une procédure, d’un contrôle, d’une requête et/ou d’un litige être tenus de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

Conformément à l’article 19 du RGPD, nous notifierons à chaque destinataire auquel les données personnelles d’une personne dont nous traitons les données personnelles auront été communiquées toute demande de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement desdites données effectuée conformément à l’article 16, à l’article 17, paragraphe 1 ou à l’article 18 du RGPD (voir ci-dessous l’article 12 de la présente Politique de protection des données à caractère personnel), à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.

Article 11 – Mesures de sécurité et garanties

L’association garantit la conservation des données personnelles collectées dans des conditions raisonnables de sécurité. Elle prend les mesures physiques, techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel en vue de les protéger contre toute perte, destruction accidentelle, altération et accès non autorisés. Elle s’assure de la probité et de la discrétion de ses membres autorisés à traiter des données personnelles, elle les sensibilise à la sécurité informatique afin de restreindre et de contrôler l’accès des utilisateurs. Elle effectue des sauvegardes régulières. Elle veille à la sécurité des logiciels utilisés. Elle vérifie les certificats de conformité et les clauses particulières de ses sous-traitants. Cependant, l’association ne peut être tenue pour responsable d’une faille de sécurité qu’elle ne serait pas en mesure de pallier.

Article 12 – Exercice des droits 

Les personnes physiques dont nous traitons les données personnelles disposent dans les conditions définies aux articles 15 et suivants du RGPD, sauf exceptions :

  • du droit d’accès, conformément à l’article 15 du RGPD, c’est-à-dire du droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles ainsi qu’à plusieurs informations sur nos traitements ;
  • du droit de rectification, conformément à l’article 16 du RGPD, c’est-à-dire du droit d’obtenir la rectification des données personnelles les concernant qui sont inexactes ;
  • du droit d’effacement ou « à l’oubli », conformément à l’article 17 du RGPD, c’est-à-dire du droit d’obtenir de nous l’effacement de données personnelles les concernant dans certains cas, à l’exception des traitements fondés sur la base légale d’une obligation légale ;
  • du droit à la limitation du traitement, conformément à l’article 18 du RGPD, c’est-à-dire du droit d’obtenir la limitation des traitements effectués dans certains cas ;
  • du droit à la portabilité des données, conformément à l’article 20 du RGPD, c’est-à-dire du droit de recevoir les données personnelles qu’elles nous ont fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de nous demander de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur la base légale du consentement ou d’un contrat, ou que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés ;
  • du droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée, conformément à l’article 22 du RGPD, c’est-à-dire du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative de façon similaire, pour lequel nous ne sommes pas concernés ;
  • du droit d’opposition, conformément à l’article 21.1. du RGPD, c’est-à-dire du droit d’obtenir pour des raisons tenant à leur situation particulière, que nous ne procédons plus aux traitements des données personnelles les concernant dans certains cas, lorsque le traitement est fondé sur la base légale du consentement ou de notre intérêt légitime ;
  • du droit d’opposition à la prospection, conformément à l’article 21.2. du RGPD, c’est-à-dire du droit de s’opposer au traitement des données personnelles les concernant à des fins de prospection ou démarchage, pour lequel nous ne sommes pas concernés.

Elles jouissent aussi du droit au retrait du consentement à tout moment, lorsque la base légale du traitement est le consentement des personnes.

L’existence ou non de ces différents droits dépend notamment du fondement juridique du traitement concerné par la demande. Ces droits ne sont pas non plus sans limites et, dans certains cas, nous pourrons donc refuser une demande (par exemple pour des motifs légitimes impérieux pour ce qui concerne le droit d’opposition). Ainsi, dans certaines hypothèses, il se peut que nous répondions qu’une demande ne peut pas donner lieu à une réponse positive de notre part et nous expliquerons la raison pour laquelle nous ne pouvons y déférer.

Les personnes physiques dont nous traitons les données personnelles disposent enfin du droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de leurs données personnelles après leur mort en application de l’article 40-1 de la loi Informatique et Libertés. Ces directives peuvent être générales ou particulières. Nous pouvons être uniquement dépositaires des directives particulières concernant les données que nous traitons. Les directives générales peuvent être recueillies et conservées par un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL. Elles ont aussi le droit de désigner un tiers auquel les données les concernant pourront être communiquées après leur mort. Elles s’engagent alors à informer ce tiers de leur démarche et du fait que des données permettant de l’identifier sans ambiguïté nous seront transmises, ainsi qu’à lui communiquer la présente Politique de protection des données à caractère personnel.

Ces droits peuvent être exercés en envoyant un courrier électronique à l’adresse e-mail suivante : rgpd@les-murmures-litteraires.fr ou par courrier au siège social de l’association au 45 rue des Vignes, 75016 Paris.

Pour les traitements de données effectués pour la newsletter, le formulaire en ligne joint à nos newsletters peut être employé pour procéder à l’effacement immédiat des données.

Il est toutefois rappelé que l’exercice de ces droits n’est pas absolu, et peut être limité pour des motifs d’intérêt légitime (litige) ou légaux. Par exemple, pour des raisons légales, ces droits ne peuvent être exercés que par la personne qui en fait la demande. Ainsi, nul ne pourra exercer ces droits pour un tiers (y compris un conjoint) sans être mandaté par lui. C’est pourquoi nous devons pouvoir vérifier l’identité du demandeur avant d’accéder à la demande : les données personnelles nous étant remises avec la possibilité d’user d’un pseudonyme, cette demande devra être effectuée depuis le mail en nous indiquant le pseudonyme. Enfin, nous souhaitons indiquer que nous ne pourrons faire droit à une demande si elle est infondée, ou manifestement excessive (par exemple si elle s’avère trop complexe techniquement ou si l’exercice du droit d’accès est utilisé à de multiples reprises, de façon rapprochée dans le temps, pour des données qui ont déjà été fournies), ou si les données ont été effacées, conformément aux durées de conservation des données indiquées dans cette politique de protection des données.

Aucun paiement n’est exigé pour répondre aux demandes relatives à l’exercice des droits précités. Toutefois, conformément à l’article 12 du RGPD, lorsque les demandes d’une personne concernée sont manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, nous pourrons exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ou refuser de donner suite à ces demandes.

Toute demande sera traitée au plus tard dans un délai d’un mois. Au besoin, ce délai peut toutefois être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes qui pourraient être reçues.

Article 13 – Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Si, après nous avoir contacté, les personnes demandeuses estiment que leurs droits n’ont pas été respectés, elles disposent également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’État membre de l’Union Européenne dans lequel se trouve leur résidence habituelle, leur lieu de travail ou le lieu où la violation de leurs droits aurait été commise, si elles considèrent que l’un des traitements de leurs données à caractère personnel objets de la présente Politique de protection des données à caractère personnel constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, elles disposent également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si elles considèrent que le traitement de leurs données à caractère personnel objet de la présente Politique de protection des données à caractère personnel constitue une violation des textes applicables.

Article 14 – Communication relative à une violation de données à caractère personnel

Si nous constatons une faille de sécurité dans le traitement de données susceptibles d’entraîner un risque élevé pour les droits et libertés de personnes, nous les en informerons dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD. Nous leur détaillerons à cette occasion la nature de la violation rencontrée et les mesures mises en place pour y mettre un terme.

Article 15– Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente Politique de protection des données à caractère personnel, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle Politique de protection des données à caractère personnel. Toute mise à jour sera portée préalablement à la connaissance des personnes dont le traitement des données personnelles sera impacté, et, lorsque ce dernier est nécessaire, fera l’objet d’un recueil de leur consentement.

Pour les utilisateurs du Site, leur utilisation du Site suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle Politique de protection des données à caractère personnel. A défaut et si cette nouvelle Politique de protection des données à caractère personnel ne leur convenait pas, ils ne devront plus accéder au Site.

Article 16 – Entrée en vigueur 

La présente politique de protection des données à caractère personnel est entrée en vigueur en date du 06/12/2023.

Notices relatives aux traitements de données à caractère personnel  effectués par l’association
via des formulaires publics

Formulaire des inscrits au concours

Les informations recueillies sur ce formulaire sont enregistrées dans un fichier informatisé par l’association Les Murmures Littéraires sur la base légale du contrat pour les informations requises de manière obligatoire, et de son intérêt légitime pour les informations demandées à titre facultatif, afin de remplir les obligations contractuelles liées au concours et d’améliorer l’organisation de celui-ci. L’association, en tant que responsable du traitement de ces données, s’engage à ne pas divulguer, transférer ou céder à des tiers non autorisés vos informations personnelles : elles resteront strictement confidentielles.

Ces données ne pourront être communiquées à l’extérieur de l’association que dans les cas suivants : 

– à nos sous-traitants et à leurs propres sous-traitants, tenus d’une obligation de confidentialité et de sécurité, ainsi que d’autres obligations énumérées dans le RGPD, à savoir Make (pour l’automatisation de la gestion documentaire), Discord (pour les discussions internes entre membres de l’association), Google (pour son service de messagerie et sa suite bureautique en ligne) et Mailmeteor (outil d’e-mailing). Les serveurs pouvant être situés en dehors de l’Union européenne, vos données sont alors amenées à être transférées en dehors de l’Espace Économique Européen, notamment vers les Etats-Unis. Dans ce cas, nous veillons à ce que ces transferts soient effectués vers des pays ou des entités où le niveau de protection des données personnelles a été reconnu comme adéquat par la Commission Européenne ou à conclure les clauses contractuelles types de la Commission européenne avec les prestataires effectuant lesdits transferts ;

– aux autorités judiciaires, administratives, financières ou agences d’Etat, organismes publics et autorités de régulation auprès desquelles nous pouvons, notamment dans le cadre d’une procédure, d’un contrôle, d’une requête et/ou d’un litige être tenus de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation.

En interne, le traitement s’effectuera comme il suit.

L’ensemble de vos données personnelles ne sera accessible qu’aux dirigeants de l’association et aux organisateurs du concours, c’est-à-dire les membres et suppléants des conseils d’Administration et de Coordination, ainsi qu’aux membres de l’équipe Inscriptions chargée de l’enregistrement des inscriptions reçues.

Votre adresse mail pourra en outre être communiquée aux membres du pôle Messageries.

Votre nom ou nom de plume pourra être communiqué en cours d’édition aux membres du pôle Messageries, à ceux du pôle Communication ou à ceux de l’équipe du Livret. Il pourra également être rendu public pour l’annonce des résultats finaux et l’envoi à nos partenaires, si vous êtes lauréat, ou bien pour citer des extraits de votre texte sur nos réseaux sociaux et dans notre livret.

Les données relatives à votre manuscrit et les termes servant à vous désigner, dûment anonymisées, seront communicables à l’ensemble des équipes du concours.

L’usage de ces données sera limité aux conditions définies par le règlement du concours, soit la gestion du manuscrit inscrit au concours et l’élaboration de statistiques anonymisées. Elles ne seront pas conservées au-delà de la durée nécessaire.

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, vous disposez d’un droit d’accès, d’un droit de rectification, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit d’effacement, d’un droit à la portabilité des données vous concernant collectées dans le cadre contractuel de votre inscription au concours ; pour les données facultatives traitées sur la base de notre intérêt légitime, vous disposez d’un droit d’accès, d’un droit de rectification, d’un droit à la limitation du traitement, d’un droit d’effacement et d’un droit d’opposition. Pour exercer un de ces droits, vous pouvez adresser un email à rgpd@les-murmures-litteraires.fr. Si, après nous avoir contactés, vous avez une réclamation concernant l’exercice de vos droits, vous pouvez l’adresser à la CNIL.

Résumé : Nous faisons attention à la confidentialité de vos données à caractère personnel et limitons le nombre de personnes qui peuvent y avoir accès (les responsables de l’association). 

Pour tout ce qui n’est pas strictement indispensable à connaître pour votre inscription au concours organisé par l’association (les renseignements créant des données statistiques), vous aurez la possibilité de ne pas répondre aux questions.